Padronização de documentos: confira 5 dicas para utilizar em seus projetos

Você conhece a importância da padronização de documentos? Neste post, você confere mais sobre o assunto e algumas dicas infalíveis

A padronização de documentos é uma das soluções para colocar a sua empresa em ordem. Se você já se encontrou em situações em que não encontrava um registro importante, então precisa mais do que nunca conhecer as dicas que separamos neste artigo.

No processo de padronização, aprender a usar as ferramentas do Word é algo fundamental. Apesar de serem trabalhosas algumas vezes, elas são úteis para uma melhor organização dos documentos.  

Dessa forma, separamos 5 tópicos infalíveis que vão te ajudar no dia a dia. Confira:

PAGINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A função de numerar páginas no Word pode parecer um pouco complicada antes de você conseguir realizar pela primeira vez, mas é uma etapa indispensável para guiar os leitores do documento.

Seguindo o passo a passo a seguir, fica super fácil. Abra seu documento Word, já com o rodapé inserido, e faça o seguinte:

1. Dê dois cliques no rodapé da página.
2. Vá em Inserir.
3. Clique no ícone Caixa de texto.
4. Clique em Desenhar caixa de texto.
5. Abra um quadrado no canto direito inferior.
6. Volte em Inserir e clique em Número de página.
7. Clique em Posição atual e depois em Número sem formatação.

No final, não se esqueça de conferir se as páginas e a numeração estão corretas.

NÚMERO DE SEÇÃO

O procedimento de dividir o seu texto por seções faz toda a diferença na disposição do seu documento. Não se preocupe se nunca fez isso antes, seguindo as dicas abaixo, ficará bem mais fácil.Com seu documento aberto, vá na aba de Estilos.

1. Clique com o botão direito em Título 1 e vá em Modificar.
2. Na formatação, coloque as seguintes informações: Arial, 12, negrito e automático.
3. Alinhe o texto e o recuo à esquerda.
4. Depois vá em Formatar → Fonte → Colocar todas em maiúsculas → OK.
5. Vá em Formatar novamente e dessa vez clique em Parágrafo.
6. Coloque alinhamento à esquerda, nível do tópico 1, recuo 0, espaçamento 0 (antes) e 10 (depois) e 1,5 de espaçamento entre linhas.
7. Ainda na parte de Parágrafo, vá em Quebras de linhas e de página e retire todas as marcações.
8. Agora é só clicar em Título 1 e digitar o que quiser. O mesmo passo a passo serve para os seguintes títulos, porém com formatações diferentes.

COMENTÁRIOS

Além disso, na hora de fazer comentários, opte pelo próprio recurso de comentários do Word. É só selecionar a última palavra e adicionar um novo comentário na aba de Revisão.

1. Selecione o texto que você deseja comentar ou clique no final do texto.
2. Na guia Revisão, clique em Novo comentário.
3. Digite o seu comentário. O Word mostra o seu comentário em um balão na margem do documento.

Com isso, ao fazer comentários no documento, o texto não vai ser modificado. Assim que as alterações sugeridas forem aceitas ao ativar o Controle de Alterações, o arquivo estará pronto para ser publicado.

SIGLAS

O uso de siglas ainda causa uma série de dúvidas. Por isso, separamos algumas dicas para você não cometer mais erros ao usá-las. Confira:

1. Siglas com até três letras são escritas com todas as letras maiúsculas. Exemplo: ONU.
2. Siglas com quatro letras ou mais devem ser escritas com todas as letras maiúsculas quando cada uma de suas letras ou parte delas é pronunciada separadamente, ou seja, quando não formam uma palavra. Exemplo: ABNT.
3. Quando a sigla tem mais de quatro letras e forma palavra, devemos escrever apenas a primeira letra em maiúscula. Exemplo: Embrapa.

COMO FUNCIONA NO GRUPO HOUER

Diante disso, o Grupo Houer definiu algumas dicas que são utilizadas internamente durante a elaboração dos documentos. Confira o passo a passo:

1. Em toda alteração, utiliza-se o Controle de alteração.
2. Não se realiza comentários no corpo do texto. É preferível utilizar o recurso do Word.
3. Após a última leitura do arquivo, aceitam-se as alterações e exclui-se os comentários.
4. Depois, atualizamos o sumário e o arquivo está pronto.

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