Como o mapeamento de processos pode ajudar a sua organização?
Mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e gestão que organiza as etapas necessárias para a conclusão de uma tarefa, facilitando a visualização e otimização de fluxos de trabalho
Tornar os processos claros e simples na sua organização pode ser complexo e demandar tempo e pessoas. No entanto, apesar de parecer trabalhoso e complexo, o mapeamento de processos pode transformar a sua empresa, órgão ou setor.
Na realidade, a prática permite otimizar o dia a dia da instituição e evitar equívocos e erros nas atividades diárias. Para isso ser possível, utiliza-se recursos visuais, como diagramas, para tornar as informações claras e conectadas. Então, aquilo que parecia complexo e difícil de interpretar, torna-se mais objetivo para todos.
Veja a seguir o que é o mapeamento de processos, como ele pode ser utilizado na gestão pública e no trabalho do Verificador Independente. Vamos lá?
O QUE É MAPEAMENTO DE PROCESSOS?
Em síntese, o mapeamento de processos nada mais é do que uma ferramenta de planejamento e gerenciamento que representa um processo e as etapas necessárias para concluir uma tarefa.
Conhecido também como fluxograma, a técnica apresenta os indivíduos que estão dentro de um fluxo de trabalho e o passo a passo para completar as atividades.
Dessa forma, todos compreendem os processos, o que permite uma integração das equipes e maior eficiência no trabalho.
Conforme a Resultados Digitais, o mapeamento de processos deve responder às seguintes perguntas:
- Quais as tarefas?
- Quem faz cada tarefa?
- Em qual ordem essas atividades são desenvolvidas?
Em síntese, o objetivo do mapeamento de processos é comunicar, de maneira concisa e direta, como um processo funciona.
Com isso, qualquer um da equipe entende como o processo é realizado. Além disso, o mapeamento permite identificar riscos e entender quais pontos podem ser aperfeiçoados.
O MAPEAMENTO DE PROCESSOS PODE SER UTILIZADO NA GESTÃO PÚBLICA?
Não só pode, como também deve ser implementado. Muitas vezes, o senso comum associa o serviço público à ineficiência. No entanto, sabemos que isso não é verdade e muitos gestores públicos têm implantado mecanismos para torná-lo mais rápido e eficiente. O mapeamento de processos é uma dessas atividades.
Afinal, por meio da prática, o órgão consegue manter a organização, estruturação, planejamento e cumprir todos os processos da gestão pública. Dessa forma, usar essa ferramenta tende a tornar as atividades mais eficientes e gerar também maiores resultados para a população.
É POSSÍVEL UTILIZAR A ESTRATÉGIA NA VERIFICAÇÃO INDEPENDENTE?
Basicamente, todas as atividades podem se beneficiar do mapeamento de processos, incluindo a Verificação Independente (VI).
Sendo a Verificação Independente utilizada para acompanhar a execução de contratos de concessões e PPPs, o mapeamento de processos pode garantir maior agilidade nesse processo e eficácia no monitoramento dos contratos conforme os indicadores estabelecidos.
COMO O GRUPO HOUER UTILIZA O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?
No Grupo Houer, utilizamos a técnica dentro da organização e também no desenvolvimento dos projetos que estamos envolvidos.
Com isso, conseguimos visualizar de forma objetiva os responsáveis por cada etapa dos processos e o que é necessário para concluir as atividades.
Um dos trabalhos desenvolvidos pelo Grupo Houer, que utilizou mapeamento de processos, foi na cidade de Ribeirão das Neves (MG).
Por lá, atuamos na revisão de processos nas áreas de compras, pessoal, entre outras, e ajudamos a implantar um rigoroso controle de gastos em todos os setores da prefeitura por meio da instalação da Junta de Programação e Execução Orçamentária e Financeira (Jupof).
O resultado disso foi o ótimo desempenho do município no CAPAG, indicador que mede a capacidade de pagamento do estado ou município. Quer saber mais sobre como o Grupo Houer atuou em Ribeirão das Neves? Clique aqui.
CONCLUSÃO
Em resumo, mapear os processos permite que você otimize os processos, alinhe as equipes e crie fluxos de trabalho mais eficientes.
Dessa forma, a ferramenta pode ser utilizada tanto em empresas privadas como em órgãos públicos.
O Grupo Houer possui expertise na área e no mapeamento de processos de organizações. Para conhecer mais sobre os projetos desenvolvidos por nós, acompanhe a página no Instagram.
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