6 formas de melhorar a gestão de projetos no setor público

A administração pública precisa de planejamento para elaborar ações que propiciem a melhoria da qualidade de vida da população, o que faz com que a gestão de projetos no setor público tenha grande importância no cenário atual.

Não adianta captar recursos financeiros e contar com profissionais qualificados, caso não haja um trabalho voltado para planejar e gerenciar as atividades necessárias à implantação de um novo serviço, por exemplo.

Neste post, abordaremos vários aspectos ligados à administração de projetos nos órgãos públicos, com a intenção de ajudá-lo a obter bons resultados. Confira!

Entenda a configuração de gestão de projetos no setor público

Não existe padrão de gerenciamento de projetos de governo. Há, sim, leis para estruturar ações, programas e projetos. Por outro lado, em muitos órgãos da administração pública falta um escritório de gerenciamento ou uma equipe específica para fazer o planejamento detalhado, o acompanhamento e o monitoramento de metas e resultados. Os municípios pequenos, por exemplo, têm dificuldade de contar com uma equipe para administrar as ações. Normalmente, uma ou duas pessoas cuidam disso, sem muita organização.

Alguns governos estaduais têm um gerenciamento mais estruturado, com centralização centralização de metodologia e processos de planejamento e monitoramento de ações e projetos, seguindo  boas práticas do guia da gestão de projetos (PMBOK). 

Não há padrão nem legislação que obrigue os órgãos a ter um escritório de projetos. O que existe hoje é a elaboração dos Planos Plurianuais e Leis Orçamentárias, mas a forma como cada administração pública realiza esta tarefa é indiferente.

Saiba quais são as principais dificuldades para gestores de projeto

Um dos maiores desafios é o excesso de burocracia e o controle de alguns órgãos. Quando existe gerenciamento, são criados muitos processos para controlar as atividades. Isso dificulta o trabalho.

Um dos pontos importantes na gestão de projetos no setor público é a falta de centralização por busca de informações. Em outras palavras, muitos setores querem a mesma informação relativa a um projeto. Se houvesse uma ferramenta que facilitasse o acesso aos dados, o gestor das ações planejadas teria mais tempo para a execução e ficaria menos preso às demandas dos órgãos controladores.

Outra dificuldade é a escassez de recursos. É possível que a administração pública tenha um planejamento de receita para aquele ano, mas isso não se concretiza, pois as verbas são priorizadas para outras finalidades. Se a gestão tem o recurso cortado, a execução do projeto fica prejudicada.

Erros

Uma falha nesse processo é o receio de que executores repassem informações sobre os projetos. Isso ocorre porque eles têm medo de serem cobrados demais para o alcance de resultados. Outro desafio é as pessoas não acreditarem no gerenciamento.

Dependendo da maneira como é feito o planejamento, essa iniciativa pode fazer com que os participantes não tenham confiança de que o acompanhamento seja positivo para o projeto. Se essa barreira não for superada, a comunicação entre os membros da equipe fica prejudicada.

Conheça o impacto da boa gestão de projetos para o cidadão

Há muitos pontos positivos quando a gestão de projetos no setor público é feita corretamente. No caso da construção de um posto de saúde, a medida permite entregar a obra na data e contar com uma unidade bem equipada em termos de aparelhos e mobiliário. 

Outro fator é analisar o impacto que o projeto trará no futuro. Na administração pública, é comum planejar a aquisição de um determinado equipamento e esquecer a questão do custeio. Se houver também um foco no custo de manutenção, o governo evita que aparelhos fiquem inativos por muito tempo por causa de eventuais defeitos.

Com o planejamento, os serviços públicos ficam mais acessíveis e abrangentes para o cidadão. Essa postura evita, por exemplo, que ele deixe de fazer exames médicos porque o equipamento não está funcionando plenamente.

Veja 6 medidas para melhorar a gestão de projetos no setor público

1. Compreender o universo do projeto

A primeira medida é entender os objetivos e o público-alvo e ter uma noção de aonde quer chegar. Esse trabalho é essencial para o planejamento ser elaborado de acordo com o orçamento disponível, o que contribui para os projetos serem executados no prazo adequado e evita desperdício de dinheiro público e transtornos à população.  

2. Analisar o tipo de atividade

O segundo passo é analisar antecipadamente o escopo da atividade para fazer o planejamento. Imagine que uma prefeitura deseja ampliar a principal avenida, com intenção de duplicar o número de veículos que trafegam no local. Ter noção da complexidade do projeto, em virtude da área relacionada ao investimento, é um aspecto primordial para que os recursos públicos sejam utilizados com eficiência. 

3. Identificar os sujeitos

A terceira ação é identificar todos os interessados no trabalho (quem vai atuar e de que forma). O envolvimento dos órgãos responsáveis é fundamental para que as iniciativas sejam concretizadas.

É necessário nomear pessoas para compor o grupo de gerenciamento do projeto e iniciar o planejamento. Essa escolha deve ser feita com base em critérios técnicos. A administração pública precisa de profissionalismo para ser mais ágil e próxima aos cidadãos.   

4. Organizar as atividades

O quarto procedimento é alinhar as atividades à rotina do órgão para saber quanto o projeto vai custar nas fases de implementação e manutenção. É essencial ter uma noção de onde virão os recursos. Esse é um ponto muito relevante, porque diversas ações fracassam por causa desse erro. Em grandes projetos, a recomendação é aplicar protótipos.

5. Avaliar os passos

O quinto passo é, junto com o planejamento, estabelecer metas, prazos, responsabilidades. Marque reuniões periódicas com os responsáveis pelas iniciativas. A periodicidade dependerá da estrutura do projeto.

O ideal é que os encontros sejam feitos mensalmente para o projeto rodar dentro do previsto. A boa comunicação entre os participantes deve ser priorizada para que eventuais ajustes sejam feitos com agilidade. 

6. Checar os resultados

A sexta medida é, na fase final, avaliar os resultados obtidos. Identificar os motivos que levaram ao sucesso ou ao fracasso. Dessa maneira, é mais fácil analisar as falhas e aprender com os erros.

Todo o processo, sempre, precisa ser bem documentado. As ações planejadas precisam estar registradas, pois servirão de referência sobre os trabalhos. Isso é crucial para compreender os pontos positivos e negativos do projeto.

Acompanhe um exemplo de gestão de projeto bem-sucedida

A gestão de projetos no setor público apresenta bons resultados quando os trabalhos são feitos com seriedade. Um bom exemplo são os processos de Concessão das rodovias estaduais em Mato Grosso.

As atividades foram realizadas com muito planejamento, considerando diversas fases (licitação e manutenção das estradas). Isso foi possível com o apoio de uma consultoria especializada para a montagem dos projetos ligados a Concessões e Parcerias Público-Privadas (PPPs).

Nem sempre a administração pública conta com profissionais qualificados e experientes para analisar todos os pontos que envolvem um projeto em diferentes áreas, como saneamento básico, construção de escolas, iluminação pública etc.

Divisão

Uma consultoria pode dividir o processo de concessão em termos jurídicos, técnicos e econômicos. São os grandes pilares do processo de modelagem, que envolve a viabilidade do projeto.

Devem ser avaliados a legislação e o retorno econômico que o projeto proporcionará ao setor público. Caso esses trabalhos não sejam realizados, pode haver eventuais erros na condução das atividades.

A gestão de projetos no setor público precisa ser bastante estruturada e levada a sério. Hoje, o profissionalismo é uma obrigação para que gestores executem os trabalhos de maneira responsável. O cidadão está atento e não tolera mais desperdício de recursos públicos por falta de bom senso.

Se você deseja ter mais condições de viabilizar projetos na administração pública, leia, agora mesmo, este post sobre a captação de recursos pelos municípios. O conhecimento é indispensável para superar as dificuldades!